مهمترین مشکلات استفاده از روش‌های حضور و غیاب سنتی

یکی از دغدغه‌های مدیران منابع انسانی و صاحبان کسب و کار‌ها، چگونگی مدیریت کارمندان است. مدیریت کسب و کار به خودی خود مشکلات خاص خود را دارد، اما رسیدگی به چگونگی حضور کارمندان در محل کار و انجام وظایف از مهمترین دغدغه‌های هر سازمانی محسوب می‌شود. بسیاری از شما به عنوان صاحب کسب و کار یا مدیر واحد منابع انسانی ممکن است با مشکلاتی از جمله تأخیر، تعجیل و غیبت کارکنان، پرداخت اضافه کاری یا کسر از حقوق اشتباه و به طور کلی پیچیدگی‌های محاسبات حقوق و دستمزد مواجه شده‌اید. حال آنکه اگر این محاسبات به صورت دستی انجام شود میزان این پیچیدگی و دردسرها دوچندان است.

مطمئناً باید راه حل‌هایی برای سهولت در مدیریت موارد ذکر شده وجود دارد. هرچند بعد از انقلاب صنعتی اروپا و اجبار به استفاده از سیستم‌های حضور و غیاب تا حدودی بار این مشکلات را کمتر کرد، اما همچنان مشکلات زیادی پیش روی مدیران است.  این را بدانید که این تنها شما نیستید که با این مشکلات سروکار دارید هزاران نفر از صاحبان مشاغل و مدیران منابع انسانی با چالش‌های حضور و غیاب کارمندان خود مواجه هستند. در واقع نیاز به جمع آوری اطلاعات دقیق و کاهش کارهای ثبت دستی و میزان خطای ناشی از حجم بالای کار از مهمترین دلایل روی آوردن مردم به سیستم‌های کنترل تردد مکانیزه و نرم افزارهای حضور و غیاب است.

مهمترین مشکلات استفاده از سیستم حضور و غیاب سنتی

1. سوابق زمانی نادرست، پرداخت های اضافی، هزینه های بالای نیروی کار

شاید برای شما به عنوان صاحب یا مدیر کسب و کار برای شما هم اتفاق افتاده که در حین بررسی سوابق ساعت ورود و خروج کارمندان خود هستید که به الگوهای نامنظمی برخوردی می‌کنید و چالش‌های ذهنی برای شما ایجاد می‌کند. شاید بنظر بررسی دوربین مدار بسته به منظور بررسی صحت وسقم حضور پرسنل بهترین راه است در حالی که برخی از سازمان‌ها مجهز به دوربین مدار بسته نیستند و در صورت داشتن دوربین هم این بررسی‌ها بسیار وقت گیر است.

استفاده از روش‌های کنترل تردد قدیمی و سنتی به دلیل عدم کارایی مشکلات زیادی را به همراه خواهد داشت و نه تنها منجر به کاهش بهروری شده بلکه ضررهای مالی به دنبال خواهد داشت. بنابراین خرید دستگاه حضور و غیاب مکانیزه نه تنها هزینه تحمیلی محسوب نشده بلکه در کاهش هزینه‌ها وافزایش بهروری نقش مستقیم دارد.

یکی از مشکلات استفاده از کارت پانچ‌ها این است که  در صورت عدم نظارت کارمندان می‌توانند به راحتی هر زمانی را یادداشت کنند. بنابراین براحتی می‌توانند ادعا کنند که زودتر به محل کار مراجعه کرده اند یا دیرتر آن‌جا را ترک کرده اند و به این ترتیب سازمان متحمل هزینه اضافی برای پرداخت حقوق و دستمزد شود.

همچنین ممکن است برخی از کارمندان حتی در صورت عدم حضور در سازمان از دوستان خود بخواهند که زمان ورود آن‌ها را ثبت کنند. این مشکلی است که حتی در دستگاه ساعت زنی کارتی به وفور مشاهده شده و بهترین گزینه برای جلوگیری از تقلب در حین استفاده از این سیستم‌ها حضور یک فرد نظار در محل دستگاه است.

بنابراین استفاده از سیستم‌های کنترل تردد بیومتریک به دلیل نیاز به شاخصه بیومتریک یکتا برای ثبت تردد، مشکلاتی همچون تقلب در ثبت ورود و خروج را از میان می‌برد. با این حال، شما هنوز نمی توانید مانع از ورود زودتر  یا دیرتر کارمندان در روز کاری خود برای دریافت ساعات اضافی حقوق شوید! این روش‌ها تنها زمانی شدت گرفته که شما صاحب کسب و کار کوچکی نباشید. توجه کنید که همچنان روش‌های متعددی برای هک و دور زدن دستگاه ساعت زنی حتی نمونه‌های بیومتریک وجود دارد.

2. کار دستی بیش از حد در هر ماه!

کسب‌وکارها برای محاسبه و پرداخت حقوق و دستمزد پرسنل خود در پایان هر ماه زمان حضور و غیاب کارکنان و زمان‌بندی کار آن‌ها (به‌ویژه اگر با کارگران شیفت کاری مانند کارمندان پاره‌وقت سر و کار دارید) را بررسی و تائید کنند. در واقع هدف اطمینان از محاسبه دقیق و پرداخت منصفانه حقوق کارکنان بدون هیچ گونه اختلاف است. طبیعتا اگر از روش‌های سنتی و دستی برای ثبت داده‌های تردد پرسنل استفاده شود، مدیران کسب‌وکار زمان زیادی را صرف اطمینان از صحت برگه‌های حقوق خود قبل از ارسال آن‌ها به فهرست حقوق و دستمزد می‌کنند. اکثر آنها حداقل 3 روز را روی محاسبات کار می کنند (تعداد ساعت کار، کسر کار، اضافه کار و….). مسلما استفاده از سیستم و نرم افزار حضور و غیاب منجر به کاهش پیچیدگی‌ها و چالش‌های گفته شده است، بخصوص اینکه در بسیاری از سیستم‌های حضور و غیاب امکان ارسال اطلاعات ورود و خروج کارکنان به نرم افزار حقوق و دستمزد وجود دارد.

با استفاده از کارت‌های ثبت ساعت، صاحبان کسب‌وکار باید مراحل متعددی را برای پرداخت حقوق به کارکنان بر اساس ساعات کارشان را انجام دهند. جمع آوری کارت های ثبت زمان و ورود داده‌ها به صورت دستی به رایانه برای بررسی و محاسبه ساعت‌های حقوقی کارمندان برای کسب‌وکار هزینه دارد که استفاده از روش‌های مکانیزه منجر به کاهش وقت مورد استفاده برای این موارد و در نهایت هزینه‌های سازمان می‌شود.

استفاده از روش‌های دستی به نوعی یک فرآیند تکراری وقت گیر است در حالی که تولید خروجی با یک سیستم خودکار بسیار ساده تر از روش‌های دستی با درصد بالای خطای انسانی است. استفاده از سیستم‌های حضور غیاب مکانیزه مجهز به نرم افزار پیشرفتهف امکان ارسال داده‌ها به نرم افزار حقوق و دستمزد را به شما می‌دهد و بدون نگرانی و در کمترین زمان ممکن به داده‌های موثق دست پیدا خواهید کرد.

3. مشکلات تطبیق رکوردهای تردد با شیفت های برنامه ریزی شده

در بسیاری از مشاغل بخصوص مشاغل صنعتی که امکان توقف خط تولید وجود ندارد و تعریف شیفت کاری از اهمیت بسزایی برخوردار است. حال اگر از سیستم‌های سنتی کنترل تردد استفاده شود، تطابق زمان ورود و خروج با فهرست زمانبندی شده یا همان شیفت کاری کار بسیار مشکلی است. علاوه بر تطبیق دستی ساعت‌های ورود و خروج، اگر تغییرات زیادی در شیفت‌های کاری گردشی، ثابت، آزاد و… داشته برای هماهنگی و تطابق نیاز به وقت و انرژی زیادی است که در هر صورت با خطای انسانی همراه است.

تطبیق دستی رکوردها با شیفت‌های کاری روش ایده آلی برای نشان دادن بهره وری نیستاستفاده از سیستم حضور و غیاب مکانیزه جایگزین مناسبی برای روش‌های سنتی و کوچ به دنیای رشد و ترقی است. استفاده از سیستم حضور غیاب مکانیزه نه تنها در وقت و انرژی صرفه جویی کرده حتی به سلامت چشم کارمندان واحد مکنابع انسانی یا مسئول پردازش داده‌های تردد کمک چشم‌گیری می کند.

استفاده از روش‌های ثبت ساعت سنتی روش مقرون بصرفه‌ای نیست و کسب‌وکارها به سیستمی با دقت بالا با قابلیت‌های تعیین شیفت کاری دارند. در واقع سازمان‌ها نیاز به سیستمی دارند که متناسب با نیازهای آن‌ها پاسخ مناسبی داشته و قابلیت هماهنگ سازی داشته باشد.

در سازمان‌های بزرگ بخصوص صنایع تولیدی استفاده از سیستم حضور غیاب مکانیزه امری ضروری است و در واقع راه‌حل‌های منابع انسانی که برای محیط کاری 9-5 اداری ایجاد شده‌اند، نیازهای آن‌ها را برآورده نمی کند. در واقع این صنایع نیاز به سیستمی دارند که درک صحیحی از شیفت کاری، امکان تعریف شیفت کاری با قابلیت انعطاف پذیری دارند.

اگر خواننده این مقاله هستید و یکی از مشکلات گفته شده را درک کرده‌اید زمان آن رسیده تا از یک سیستم حضور و غیاب مکانیزه با نرم افزار متناسب استفاده کنید. در صورت نیاز به مشاوره پیش از خرید می‌تواندی با همکاران ما در واحد فروش نانوتایم (35234320-031) تماس گرفته و مشاوره رایگان دریافت کنید.