صورت جلسه ناجی پروژه های شما (و اعصاب خودتون!)
تا حالا شده بعد از یه جلسه طولانی و خسته کننده حس کنید هیچی دستگیرتون نشده؟ انگار همه چی تو هوا پخش شده و معلوم نیست کی چی گفت و قرار چی شد؟ خب این دقیقا همون جاست که صورت جلسه مثل یه قهرمان وارد میشه و اوضاع رو نجات میده.
صورت جلسه فقط یه مشت کلمه و تاریخ و اسامی نیست. نه خیلی فراتر از این حرفاست. صورت جلسه مثل حافظه یه پروژه عمل میکنه. یه جورایی مثل یه نقشه راهه که بهتون نشون میده کجا بودین الان کجایین و قراره به کجا برین. تصور کنین یه گروه کوهنوردی هستین که دارین یه قله بلند رو فتح می کنین. صورت جلسه مثل رد پاهاییه که پشت سرتون می ذارین تا گم نشین و راه برگشت رو پیدا کنین.
حالا شاید فکر کنین “اوه صورت جلسه! خیلی رسمی و خسته کننده به نظر میاد!” ولی باور کنین اگه درست انجامش بدین نه تنها خسته کننده نیست بلکه خیلی هم جذاب و کاربردی میشه. تو این مقاله میخوایم با هم یاد بگیریم چطوری یه صورت جلسه حرفه ای و در عین حال خودمونی بنویسیم که هم به درد کارتون بخوره و هم از نوشتنش لذت ببرین. آماده این؟ پس بزن بریم! 🚀
چرا اصلا باید صورت جلسه بنویسیم؟ (مگه کار و زندگی نداریم؟!)
خب سوال خوبیه! شاید با خودتون بگین “وقتمون کمه پروژه هامون زیاده کی حوصله صورت جلسه نوشتن داره؟” درسته وقت طلاست ولی باور کنین نوشتن صورت جلسه نه تنها وقت گیر نیست بلکه اتفاقا وقتتون رو ذخیره میکنه! چطوری؟ بذارین براتون توضیح بدم :
- جلوگیری از دوباره کاری و سردرگمی : تصور کنین یه هفته بعد از جلسه یادتون رفته دقیقا چه تصمیماتی گرفتین. حالا باید دوباره با همه تماس بگیرین کلی ایمیل رد و بدل کنین و وقت همه رو بگیرین تا بفهمین چی به چی بوده. ولی اگه یه صورت جلسه خوب داشته باشین با یه نگاه سریع همه چی یادتون میاد و دیگه نیازی به این همه دردسر نیست. صورت جلسه مثل یه چراغ راهنماست که تو تاریکی ابهامات مسیر درست رو نشونتون میده.
- شفافیت و مسئولیت پذیری : وقتی همه چی تو صورت جلسه ثبت میشه دیگه کسی نمیتونه بگه “من اینو نگفتم!” یا “من یادم نمیاد!” صورت جلسه باعث میشه همه چی شفاف و روشن بشه و هر کسی بدونه دقیقا چه مسئولیتی داره و باید چیکار کنه. اینجوری دیگه کسی نمیتونه زیر قولش بزنه و همه موظف میشن به تعهداتشون عمل کنن.
- پیگیری راحت تر کارها : تو صورت جلسه کارهای عملیاتی (Action Items) مشخص میشن. یعنی دقیقا معلوم میشه کی چه کاری رو تا چه تاریخی باید انجام بده. اینجوری پیگیری کارها خیلی راحت تر میشه و مطمئن میشین هیچ چی از قلم نمیفته. صورت جلسه مثل یه چک لیست کاره که بهتون کمک میکنه همه چیو تحت کنترل داشته باشین.
- مستندسازی تصمیمات مهم : تصمیمات مهم پروژه تون تو جلسات گرفته میشه. صورت جلسه این تصمیمات رو مستند میکنه و یه تاریخچه از تصمیمات پروژه رو ایجاد میکنه. این تاریخچه خیلی به درد میخوره مخصوصا اگه بعدا بخواین به عقب برگردین و ببینین چرا یه تصمیمی گرفته شده یا چه اتفاقاتی افتاده. صورت جلسه مثل یه دفترچه خاطراته که اتفاقات مهم پروژه تون رو ثبت میکنه.
- بهبود ارتباطات تیمی : وقتی صورت جلسه به موقع و درست بین اعضای تیم به اشتراک گذاشته میشه همه در جریان آخرین وضعیت پروژه قرار میگیرن و ارتباطات تیمی بهبود پیدا میکنه. صورت جلسه مثل یه زبان مشترک بین اعضای تیم عمل میکنه و باعث میشه همه تو یه صفحه باشن.
خلاصه که صورت جلسه نوشتن نه تنها اتلاف وقت نیست بلکه یه سرمایه گذاری ارزشمند برای پروژه تونه. با نوشتن صورت جلسه هم کارها سریع تر پیش میره هم اشتباهات کمتر میشه و هم اعصاب خودتون و همکاراتون راحت تره! مگه بهتر از اینم میشه؟ 😉
چه چیزهایی رو باید تو صورت جلسه بنویسیم؟ (رازهای یک صورت جلسه بی نقص!)
خب حالا که فهمیدیم چرا صورت جلسه مهمه بریم سراغ آموزش مدیریت پروژه و اینکه دقیقا چه چیزهایی رو باید توش بنویسیم. یه صورت جلسه خوب مثل یه غذای خوشمزه میمونه باید ترکیبی از مواد اولیه باکیفیت و ادویه های درست باشه تا طعمش عالی بشه. مواد اولیه صورت جلسه هم اینا هستن :
- اطلاعات کلی جلسه : این اطلاعات مثل شناسنامه جلسه هستن و باید همیشه تو صورت جلسه باشن :
- عنوان جلسه : یه عنوان واضح و مختصر که موضوع جلسه رو مشخص کنه. مثلا : “جلسه هفتگی تیم بازاریابی – بررسی کمپین تبلیغاتی جدید”
- تاریخ و زمان جلسه : دقیق و واضح بنویسین کی و چه ساعتی جلسه برگزار شده.
- محل برگزاری جلسه : اگه جلسه حضوری بوده محلش رو بنویسین. اگه آنلاین بوده پلتفرم مورد استفاده رو ذکر کنین.
- اسامی شرکت کنندگان : لیست کامل اسامی کسایی که تو جلسه حضور داشتن (و حتی کسایی که غایب بودن). میتونین جلو اسم هر کدوم سمتشون رو هم بنویسین که مشخص بشه هر کی چه نقشی داره.
- تهیه کننده صورت جلسه : اسمی که مسئولیت نوشتن صورت جلسه رو به عهده گرفته. این خیلی مهمه که مشخص باشه کی این صورت جلسه رو نوشته تا اگه سوالی بود بشه ازش پرسید.
- دستور جلسه (Agenda) : دستور جلسه مثل نقشه راه جلسه هست. قبل از جلسه باید مشخص بشه قراره در مورد چه موضوعاتی صحبت بشه. دستور جلسه باید به صورت واضح و مختصر تو صورت جلسه نوشته بشه. اینجوری همه میدونن قراره در مورد چی بحث کنن و جلسه از موضوع اصلی خارج نمیشه.
- خلاصه مذاکرات و تصمیمات : این قسمت مغز صورت جلسه هست. تو این قسمت باید به صورت خلاصه و واضح بنویسین در مورد هر موضوعی که تو دستور جلسه بوده چه بحث هایی شده و چه تصمیماتی گرفته شده. لازم نیست همه چی رو کلمه به کلمه بنویسین فقط نکات مهم و کلیدی رو یادداشت کنین. سعی کنین از جملات کوتاه و روشن استفاده کنین و از اصطلاحات تخصصی و پیچیده پرهیز کنین (مگه اینکه مطمئن باشین همه شرکت کننده ها متوجه میشن).
- کارهای عملیاتی (Action Items) : مهم ترین قسمت صورت جلسه! کارهای عملیاتی یعنی وظایف مشخصی که باید بعد از جلسه انجام بشن. برای هر کار عملیاتی باید مشخص بشه :
- شرح کار : دقیقا چه کاری باید انجام بشه؟
- مسئول انجام کار : چه کسی مسئول انجام این کاره؟
- مهلت انجام کار : تا چه تاریخی باید این کار انجام بشه؟
کارهای عملیاتی باید قابل اندازه گیری مشخص قابل دستیابی مرتبط و زمان بندی شده (SMART) باشن. یعنی چی؟ یعنی اینکه :
- مشخص (Specific) : کار باید واضح و دقیق باشه نه کلی و مبهم. مثلا به جای “پیگیری بازاریابی” بنویسین “ارسال ایمیل مارکتینگ برای معرفی محصول جدید به لیست مشتریان هدف”.
- قابل اندازه گیری (Measurable) : باید بشه فهمید کار انجام شده یا نه. مثلا به جای “بهبود فروش” بنویسین “افزایش ۱۰ درصدی فروش محصول X در ماه آینده”.
- قابل دستیابی (Achievable) : کار باید واقع بینانه باشه و بشه انجامش داد. مثلا اگه تیم بازاریابی فقط دو نفره نمیشه ازشون خواست تو یه هفته ۱۰ تا کمپین تبلیغاتی جدید راه بندازن.
- مرتبط (Relevant) : کار باید به اهداف کلی پروژه مرتبط باشه. کارهای بی ربط فقط وقت و انرژی رو هدر میدن.
- زمان بندی شده (Time-bound) : برای هر کار باید یه مهلت مشخص تعیین بشه. مهلت باعث میشه کارها به موقع انجام بشن و پروژه عقب نیفته.
- موارد متفرقه (Miscellaneous) : اگه تو جلسه موضوعات دیگه ای هم مطرح شده که تو دستور جلسه نبوده میتونین تو این قسمت بهشون اشاره کنین. مثلا اگه در مورد تاریخ جلسه بعدی صحبت شده یا موضوعات جانبی دیگه.
- توزیع صورت جلسه : آخر صورت جلسه باید مشخص کنین صورت جلسه به چه کسانی ارسال میشه و چطوری. معمولا صورت جلسه باید به همه شرکت کنندگان جلسه و کسایی که تو پروژه نقش دارن (حتی اگه تو جلسه نبودن) ارسال بشه. بهترین راه برای توزیع صورت جلسه ایمیل یا سیستم های مدیریت پروژه هست.
چطوری یه صورت جلسه جذاب و خوانا بنویسیم؟ (نکات طلایی!)
نوشتن صورت جلسه نباید یه کار عذاب آور باشه! میشه با یه سری ترفندها صورت جلسه هاتون رو هم کاربردی تر و هم جذاب تر کنین. اینم چند تا نکته طلایی :
- زبون خودمونی و دوستانه : لازم نیست خیلی رسمی و خشک بنویسین. زبون صورت جلسه تون میتونه محاوره ای و صمیمی باشه. انگار دارین با دوستاتون حرف میزنین. اینجوری خوندن صورت جلسه برای همه راحت تر و دلپذیرتر میشه.
- استفاده از لیست ها و بولت پوینت ها : دیوار متن خسته کننده ست! برای اینکه صورت جلسه تون خواناتر بشه از لیست ها و بولت پوینت ها استفاده کنین. اینجوری نکات مهم راحت تر به چشم میان و خوندن صورت جلسه سریع تر میشه.
- بولد کردن کلمات کلیدی : کلمات مهم و کلیدی رو بولد کنین تا توجه خواننده رو جلب کنن. مثلا اسم افراد تصمیمات مهم کارهای عملیاتی و مهلت ها رو بولد کنین.
- استفاده از جداول : اگه اطلاعات زیادی دارین که سازماندهی شون سخته از جداول استفاده کنین. جدول ها برای نمایش کارهای عملیاتی زمان بندی ها و مقایسه ها خیلی خوبن.
- لحن مثبت و انرژی بخش : سعی کنین لحن صورت جلسه تون مثبت و انرژی بخش باشه. به جای اینکه فقط مشکلات و موانع رو بنویسین روی راه حل ها و پیشرفت ها هم تاکید کنین. اینجوری انگیزه تیم برای کار بیشتر میشه.
- اضافه کردن چاشنی طنز (به اندازه!) : اگه حس میکنین جو جلسه خشک و رسمی بوده میتونین یه چاشنی طنز به صورت جلسه تون اضافه کنین. البته حواستون باشه زیاده روی نکنین و طنزتون مناسب باشه. یه شوخی کوچیک یا یه جمله بامزه میتونه صورت جلسه رو از حالت یکنواختی دربیاره.
- استفاده از تصاویر و نمودارها (در صورت نیاز) : اگه جلسه در مورد موضوعات بصری بوده مثل طراحی رابط کاربری یا ارائه گزارش های آماری میتونین تصاویر و نمودارها رو هم به صورت جلسه تون اضافه کنین. تصاویر و نمودارها به درک بهتر موضوع کمک میکنن.
- ویرایش و بازبینی نهایی : قبل از اینکه صورت جلسه رو ارسال کنین حتما یه بار دیگه ویرایش و بازبینیش کنین. مطمئن بشین همه چی واضح دقیق و بدون غلط املایی و نگارشیه. یه صورت جلسه بی نقص نشون میده شما به کارتون اهمیت میدین.
ابزارهای جادویی برای نوشتن صورت جلسه (دیگه لازم نیست دستی بنویسی!)
خوشبختانه تو دنیای امروز دیگه لازم نیست صورت جلسه رو با خودکار و کاغذ بنویسین! کلی ابزار و اپلیکیشن هست که کارتون رو خیلی راحت تر میکنن. اینم چندتا از بهترین هاشون :
- گوگل داکس (Google Docs) : یه ابزار رایگان و آنلاین برای نوشتن و ویرایش متن. میتونین صورت جلسه تون رو تو گوگل داکس بنویسین و به راحتی با همکاراتون به اشتراک بذارین. قابلیت همکاری همزمان چند نفر روی یه سند گوگل داکس رو خیلی کاربردی میکنه.
- مایکروسافت ورد (Microsoft Word) : یه نرم افزار قدرتمند و پرطرفدار برای نوشتن متن. ورد امکانات زیادی برای قالب بندی و ویرایش متن داره و برای نوشتن صورت جلسه های حرفه ای خیلی مناسبه.
- نوشن (Notion) : یه ابزار همه کاره برای مدیریت پروژه یادداشت برداری و همکاری تیمی. نوشن قالب های آماده صورت جلسه داره و میتونین به راحتی صورت جلسه هاتون رو توش سازماندهی و مدیریت کنین.
- اورنوت (Evernote) : یه ابزار یادداشت برداری که برای نوشتن صورت جلسه های سریع و خلاصه خیلی خوبه. اورنوت قابلیت های سازماندهی خوبی داره و میتونین یادداشت هاتون رو بر اساس موضوع و پروژه دسته بندی کنین.
- تیمز (Microsoft Teams) و زوم (Zoom) : این دوتا پلتفرم برای برگزاری جلسات آنلاین خیلی محبوبن. هر دوتاشون قابلیت ضبط جلسه رو دارن. میتونین جلسه هاتون رو ضبط کنین و بعدا از روی فایل ضبط شده صورت جلسه بنویسین. البته حواستون باشه قبل از ضبط جلسه از همه شرکت کننده ها اجازه بگیرین.
- اپلیکیشن های ضبط صدا : اگه جلسه تون حضوریه و نمیخواین از لپ تاپ استفاده کنین میتونین از اپلیکیشن های ضبط صدا روی گوشیتون استفاده کنین. جلسه رو ضبط کنین و بعدا فایل صوتی رو گوش بدین و صورت جلسه بنویسین.
انتخاب ابزار مناسب بستگی به سلیقه و نیازهای شما داره. مهم اینه یه ابزاری رو انتخاب کنین که کار باهاش راحت باشه و بهتون کمک کنه صورت جلسه های سریع تر و بهتری بنویسین.
اشتباهات رایج در نوشتن صورت جلسه (و چطوری ازشون دوری کنیم!)
مثل هر کار دیگه ای نوشتن صورت جلسه هم فوت و فن خودشو داره و ممکنه اشتباهاتی توش پیش بیاد. اینم چندتا از اشتباهات رایج که باید ازشون دوری کنین :
- خیلی دیر نوشتن صورت جلسه : هرچی نوشتن صورت جلسه رو به تاخیر بندازین جزئیات جلسه بیشتر از یادتون میره و نوشتن صورت جلسه سخت تر میشه. بهترین زمان برای نوشتن صورت جلسه بلافاصله بعد از جلسه یا نهایتا تا ۲۴ ساعت بعد از جلسه هست. تازه مطالب تو ذهنتونه و میتونین یه صورت جلسه دقیق و کامل بنویسین.
- خیلی خلاصه یا خیلی مفصل نوشتن : صورت جلسه نه باید خیلی خلاصه باشه که نکات مهم از قلم بیفتن و نه باید خیلی مفصل باشه که خسته کننده بشه. تعادل رو رعایت کنین. نکات کلیدی و تصمیمات مهم رو به طور کامل بنویسین ولی از نوشتن جزئیات غیرضروری پرهیز کنین.
- عدم وضوح و ابهام : زبون صورت جلسه باید واضح و روشن باشه. از جملات مبهم و پیچیده استفاده نکنین. مطمئن بشین همه شرکت کننده ها میتونن صورت جلسه رو به راحتی بفهمن.
- فراموش کردن کارهای عملیاتی : همونطور که گفتیم کارهای عملیاتی مهم ترین قسمت صورت جلسه هستن. هیچ وقت فراموش نکنین کارهای عملیاتی رو تو صورت جلسه بنویسین. بدون کارهای عملیاتی صورت جلسه فقط یه گزارش بی خاصیته.
- عدم توزیع به موقع : صورت جلسه باید به موقع و سریع بین اعضای تیم توزیع بشه. اگه صورت جلسه دیر به دستشون برسه ممکنه کارها عقب بیفتن و مشکلات پیش بیان.
- عدم پیگیری کارهای عملیاتی : نوشتن صورت جلسه فقط نصف کاره. نیمه دوم کار پیگیری کارهای عملیاتیه. مطمئن بشین کارهای عملیاتی که تو صورت جلسه مشخص شدن به موقع انجام میشن. میتونین یه سیستم پیگیری برای کارهای عملیاتی ایجاد کنین و به طور منظم پیشرفت کارها رو بررسی کنین.
- غفلت از بازخورد : بعد از اینکه چند تا صورت جلسه نوشتین از همکاراتون بازخورد بگیرین. ازشون بپرسین صورت جلسه ها مفید بودن؟ چه چیزهایی رو میشه بهتر کرد؟ بازخورد گرفتن بهتون کمک میکنه صورت جلسه های بهتری بنویسین.
صورت جلسه فقط برای پروژه های بزرگ نیست! (تو زندگی روزمره هم به کارت میاد!)
شاید فکر کنین صورت جلسه فقط برای جلسات کاری و پروژه های بزرگ به درد میخوره. ولی نه! صورت جلسه تو زندگی روزمره هم خیلی کاربردیه. مخصوصا اگه آدم فراموشکاری هستین یا کارهای زیادی دارین که باید انجام بدین. مثلا :
- جلسات خانوادگی : فرض کنین یه جلسه خانوادگی دارین برای برنامه ریزی تعطیلات تابستونی. میتونین یه صورت جلسه کوچیک بنویسین و تصمیمات مهم رو توش ثبت کنین. اینجوری دیگه کسی نمیتونه بعدا بگه “من اینو نگفتم!”
- جلسات با دوستان : اگه با دوستاتون قرار دارین برای برنامه ریزی یه سفر یا یه مهمونی نوشتن صورت جلسه میتونه خیلی مفید باشه. همه توافقات و وظایف رو بنویسین تا همه چی منظم پیش بره.
- یادداشت برداری از ایده ها : وقتی یه ایده خوب به ذهنتون میرسه سریع یه صورت جلسه کوچیک براش بنویسین و ایده تون رو توش ثبت کنین. اینجوری هیچ وقت ایده های خوبتون رو فراموش نمیکنین.
- برنامه ریزی شخصی : میتونین برای برنامه ریزی کارهای روزانه یا هفتگی تون هم از صورت جلسه استفاده کنین. کارهایی که باید انجام بدین رو به صورت کارهای عملیاتی بنویسین و مهلت انجامشون رو مشخص کنین.
خلاصه که صورت جلسه یه ابزار قدرتمنده که میتونه تو هر زمینه ای بهتون کمک کنه. فقط کافیه یاد بگیرین چطوری درست ازش استفاده کنین.
تمرین تمرین تمرین! (راز استاد شدن تو نوشتن صورت جلسه!)
مثل هر مهارت دیگه ای نوشتن صورت جلسه هم با تمرین و ممارست بهتر میشه. هرچی بیشتر صورت جلسه بنویسین مهارتتون بیشتر میشه و صورت جلسه های بهتری مینویسین. اینم چند تا تمرین که میتونین انجام بدین :
- صورت جلسه برای جلسات واقعی : بهترین راه برای تمرین نوشتن صورت جلسه برای جلسات واقعی هست. هر وقت تو یه جلسه شرکت کردین مسئولیت نوشتن صورت جلسه رو به عهده بگیرین و سعی کنین بهترین صورت جلسه ممکن رو بنویسین.
- صورت جلسه برای جلسات فرضی : میتونین با دوستاتون یا همکاراتون یه جلسه فرضی برگزار کنین و موضوعی رو برای بحث انتخاب کنین. بعد از جلسه هر کدومتون یه صورت جلسه بنویسین و با هم مقایسه کنین. اینجوری میتونین از هم یاد بگیرین و نقاط قوت و ضعف همدیگه رو پیدا کنین.
- بازبینی صورت جلسه های قبلی : صورت جلسه هایی که قبلا نوشتین رو دوباره بازبینی کنین. ببینین چه چیزهایی رو خوب نوشتین و چه چیزهایی رو میتونستین بهتر بنویسین. از اشتباهاتتون درس بگیرین و سعی کنین تو صورت جلسه های بعدی تکرارشون نکنین.
- مطالعه نمونه صورت جلسه های خوب : تو اینترنت میتونین نمونه های زیادی از صورت جلسه های خوب پیدا کنین. این نمونه ها رو مطالعه کنین و ببینین چطوری نوشته شدن. ازشون ایده بگیرین و سعی کنین سبک خودتون رو پیدا کنین.
- درخواست بازخورد : بعد از اینکه چند تا صورت جلسه نوشتین از همکاراتون یا دوستاتون بخواین صورت جلسه هاتون رو بخونن و بهتون بازخورد بدن. بازخورد گرفتن بهتون کمک میکنه سریع تر پیشرفت کنین.
یادتون باشه هیچ کس از اول استاد به دنیا نمیاد. همه با تمرین و تلاش به موفقیت میرسن. پس ناامید نشین و به تمرین کردن ادامه بدین. مطمئن باشین با تمرین مداوم به یه استاد صورت جلسه نویسی تبدیل میشین! 😉
نتیجه گیری : صورت جلسه دوست همیشگی پروژه های موفق!
خب رسیدیم به آخر مقاله. امیدوارم تا اینجا حسابی از صورت جلسه خوشتون اومده باشه و دیگه بهش به چشم یه کار خسته کننده نگاه نکنین. صورت جلسه واقعا یه ابزار قدرتمند هست که میتونه بهتون تو پروژه هاتون خیلی کمک کنه. با نوشتن صورت جلسه های خوب میتونین :
- کارایی و بهره وری تیمتون رو افزایش بدین.
- از دوباره کاری و سردرگمی جلوگیری کنین.
- ارتباطات تیمی رو بهبود ببخشین.
- تصمیمات مهم رو مستندسازی کنین.
- پیگیری کارها رو راحت تر کنین.
- و در نهایت پروژه های موفق تری داشته باشین!
پس از همین امروز شروع کنین و تو جلسات بعدیتون صورت جلسه بنویسین. مطمئن باشین خیلی زود تاثیر مثبتش رو تو پروژه هاتون میبینین. یادتون باشه صورت جلسه دوست همیشگی پروژه های موفقه! از دستش ندین! 😉
بخش پرسش و پاسخ : سوالات پرتکرار شما در مورد صورت جلسه
خب میدونم حتما یه عالمه سوال تو ذهنتونه. اینجا به سه تا از سوالات پرتکرار شما در مورد صورت جلسه جواب میدم :
سوال اول : اگه جلسه خیلی طولانی و پرحرف باشه چطوری صورت جلسه بنویسیم؟
جواب : درسته بعضی جلسات واقعا نفس گیرن! تو اینجور مواقع مهم ترین کار اینه که تمرکزتون رو حفظ کنین و نکات کلیدی رو یادداشت کنین. لازم نیست همه چی رو کلمه به کلمه بنویسین. فقط تصمیمات مهم کارهای عملیاتی و نکات کلیدی مذاکرات رو یادداشت کنین. میتونین از روش های خلاصه نویسی هم استفاده کنین مثل استفاده از کلمات اختصاری یا نمودارها. اگه جلسه آنلاینه میتونین جلسه رو ضبط کنین و بعدا با دقت بیشتری صورت جلسه بنویسین. یادتون باشه هدف از صورت جلسه ثبت نکات مهم و کاربردیه نه نوشتن یه رمان! 😉
سوال دوم : اگه تو جلسه خیلی فعال باشیم و فرصت نشه صورت جلسه بنویسیم چیکار کنیم؟
جواب : درسته بعضی وقتا تو جلسه انقدر بحث و تبادل نظر زیاده که فرصت نمیشه همزمان صورت جلسه هم بنویسیم. تو اینجور مواقع بهتره از یه نفر دیگه تو تیم بخواین مسئولیت نوشتن صورت جلسه رو به عهده بگیره. قبل از جلسه با همکاراتون صحبت کنین و یه نفر رو به عنوان “منشی جلسه” انتخاب کنین. اگه هیچ کس دیگه حاضر نشد میتونین از اپلیکیشن های ضبط صدا استفاده کنین و جلسه رو ضبط کنین. بعد از جلسه فایل صوتی رو گوش بدین و صورت جلسه بنویسین. یه راه دیگه هم اینه که تو جلسه فقط یادداشت های خیلی خلاصه بردارین و بعد از جلسه با کمک حافظه تون و یادداشت هاتون صورت جلسه کامل رو بنویسین.
سوال سوم : چطوری بقیه رو مجاب کنیم که صورت جلسه رو جدی بگیرن و بهش عمل کنن؟
جواب : سوال خیلی خوبیه! مهم ترین کار اینه که ارزش صورت جلسه رو به همکاراتون نشون بدین. بهشون توضیح بدین که صورت جلسه چقدر میتونه به بهبود کارایی و پیشرفت پروژه ها کمک کنه. صورت جلسه های خوب و کاربردی بنویسین که واقعا به دردشون بخوره. صورت جلسه ها رو به موقع و منظم توزیع کنین و پیگیری کارهای عملیاتی رو فراموش نکنین. وقتی ببینن صورت جلسه ها واقعا مفید هستن و به پیشرفت کارها کمک میکنن خودشون کم کم جدی تر میگیرنش و بهش عمل میکنن. یه جورایی مثل اینه که بهشون یه ابزار کارآمد بدین وقتی ببینن چقدر خوب کار میکنه خودشون قدرشو میدونن! 😉
امیدوارم این مقاله و بخش پرسش و پاسخ به سوالاتتون جواب داده باشه. اگه هنوز سوالی دارین حتما تو بخش نظرات بپرسین. خوشحال میشم کمکتون کنم! موفق باشین! 😊