برون سپاری یکی از موثرترین مدل‌های آزمایش شده برای ایجاد عملیات تجاری سودآور و نوعی رقابتی موفق است که شرکت‌ها می‌توانند به صورت بلندمدت از آن استفاده کنند. این استراتژی راهی را برای شرکت‌ها فراهم کرده است تا استعدادهای برتر بین‌المللی را با شرایط مناسب پیدا کنند و با استفاده از مهارت آنها شرکتهای خود را ایجاد کرده یا تیم فعلی خود را تقویت کنند.
برون سپاری فرآیندی است که در آن یک شرکت مسئولیت یک فعالیت یا پروژه‌ای را که به صورت داخلی انجام می‌شود، به شرکت دیگری واگذار می‌کند. بسیاری از شرکت‌ها در سرتاسر جهان از برون سپاری کارکنان برای دستیابی به اثربخشی سازمانی، انعطاف‌پذیری، بهبود کارایی، کاهش هزینه‌های اضافه و حفظ عملکردهای متمرکز بر منابع انسانی استفاده می‌کنند.
شرکت برون سپاری، نامزدها را بر اساس مشخصات مشتری پیدا و انتخاب می‌کند. سپس آنها را آموزش می‌دهد تا نیازهای نیروی کار آنها را برآورده کند. افراد و سازمان‌های مختلف، برون سپاری را برای کاهش بار اضافه، انتقال مربوط به انجام وظایف خاص و تمرکز بر شایستگی‌های اصلی خود انتخاب می‌کنند.
چرا شرکت‌ها برون سپاری می‌کنند؟
شرکت‌هایی که برون سپاری را انتخاب می‌کنند، برای به دست آوردن مزایای آن به تخصص ارائه دهندگان شخص ثالث در انجام وظایف برون سپاری شده متکی هستند. علت اصلی این کار این است که:” از آنجایی که ارائه دهنده شخص ثالث بر روی آن کار خاص تمرکز می‌کند، به احتمال زیاد آن را بهتر، سریعتر و مقرون به صرفه‌تر از شرکت استخدام کننده انجام می‌دهد.”
با این حال، چندین دلیل دیگر وجود دارد که چرا برخی از شرکت‌ها تصمیم به برون سپاری می‌کنند. برخی از این دلایل شامل موارد زیر است:
1. حفظ سرعت رشد
یک شرکت ممکن است با نرخی بالاتر از آن چیزی که بتواند با کارکنان داخلی خود پشتیبانی کند، رشد کند. آن شرکت برای حفظ سرعت خود می‌تواند انتخاب کند که یک تیم از پیش آموزش دیده را از یک شرکت برون سپاری استخدام کرده تا در صورت نیاز آن را بدون وقفه در جریان خود مستقر کند.
- انجام پروژه‌های موقت و جدید
یک شرکت ممکن است فرآیندها یا پروژه‌هایی داشته باشد که فقط برای مدت کوتاهی انجام می‌شوند. در این شرایط استخدام یک تیم موقت از کارکنان ماهر می‌تواند روند عملیات را کارآمدتر کند. بنابراین اگر یک شرکت فرآیند جدیدی را اجرا کند، می‌تواند به جای ، زمان و برای آموزش و نگهداری کارمندان داخلی، کار را به کارمندان آموزش دیده و ماهر برون سپاری کند.
- کاهش خطرات و ریسک‌های مسیر
شرکت‌ها گاهی اوقات تصمیم می‌گیرند برخی از عملکردها را به عنوان راهی برای کاهش خطرات یا انتقال تعهدات نظارتی به ارائه‌دهنده شخص ثالث برون‌سپاری کنند. به این ترتیب می‌توانند ریسک کسب و کار خود را کاهش دهند و از مهارت افراد با سابقه استفاده کنند تا مشکلات خود را از بین ببرند.
- تمرکز بر فعالیت‌های اصلی
با توجه به مزایای بسیاری که برون سپاری دارد، گاهی شرکت‌ها تصمیم می‌گیرند که کارکردهای غیر اصلی یا پشتیبان را در کسب و کار خود برون سپاری کنند. این کار موجب می‌شود بتوانند منابع خود را بر شایستگی‌ها و فعالیت‌های اصلی خود متمرکز کنند و مزیت‌های رقابتی زیادی در بازار به دست آورند.
انواع برون سپاری
به طور کلی چندین شکل متمایز از برون سپاری وجود دارد که با توجه به نوع فرآیند ممکن است یکی بر دیگری ارجح باشد. برخی از مهم‌ترین انواع آن عبارت است از:
برون سپاری افراد روند رو به رشدی است که بسیاری از شرکت‌ها در سراسر جهان برای دستیابی به انعطاف پذیری سازمانی بیشتر، بهبود کارایی سیستم، کاهش هزینه‌های اضافه و سهولت در از آن استفاده می‌کنند.
در این مورد، یک شرکت وظایف تجاری خاصی را در یک دوره طولانی با کارکنان غیر دائمی که توسط شرکت برون سپاری مدیریت می شوند، قرارداد می‌کند. اهمیت این سیستم به این علت است که در آن، کارکنان برون‌سپاری وظایف پشتیبانی را انجام می‌دهند. به این ترتیب استفاده از آن به کارکنان اصلی این فرصت را می‌دهد که بتوانند بر تخصص و شایستگی‌های کلیدی خود تمرکز کنند و موجب شوند.
برون سپاری پروژه وسیله‌ای موثر برای اجرای سریع و مفید وظایف در کسب و کارهای مختلف است. به خصوص اگر آن پروژه به مهارت‌هایی نیاز داشته باشد که فراتر از توانایی‌های کارکنان فعلی آن شرکت باشد. علاوه بر این، اهمیت برون سپاری پروژه برای بهبود شایستگی اصلی کسب و کار ثابت شده است.
این اقدام به شرکت‌ها کمک می‌کند تا هزینه‌های سرمایه‌ای خود را کاهش دهند؛ زیرا ابزارهای مورد نیاز برای انجام پروژهها از قبل فراهم شده و دیگر نیازی به خرید ابزارآلات جدید نیست. از آن‌جا که برای کسب و کارها دشوار است مجموعه مهارت‌هایی را که فقط گاهی از آن استفاده می‌کنند ذخیره کنند، شرکت‌ها به دنبال برون‌سپاری در بازی‌های ویدیویی هستند. زیرا این فعالیت به آنها کمک می‌کند میزان سود خود را به حداکثر برسانند و زمان و هزینه‌های لازم را کاهش دهند.
برون سپاری فرآیندهای کسب و کار
در گذشته، این نوع از خدمات برون سپاری بیشتر توسط شرکتهای تولیدی مورد استفاده قرار می‌گرفت. در حالی که این روزها برون سپاری فرآیندها به مفهومی تبدیل شده است که در چندین صنعت مختلف کاربرد دارد.
رقابتی‌تر شدن دنیای کسب‌وکار موجب شده که نیاز سازمان‌ها به تمرکز و کارایی افزایش یابد. این امر باعث می‌شود که سازمان‌های و شرکتهای مختلف برخی از فرآیندهای خود را برون‌سپاری کنند تا کارایی کارمندان را افزایش دهند. در این میان برخی از موارد برون سپاری فرآیند عبارت است از:
- مدیریت سیستم‌های منابع انسانی
- حقوق و دستمزد
- مدیریت اجرایی
- خدمات مراقبت از مشتری
- مرکز تماس
- بازاریابی و پشتیبانی از تحقیقات آن
- ورود و تصحیح داده‌ها
- مرکز اطلاعات
برون سپاری فناوری اطلاعات
برون سپاری فناوری اطلاعات ابزار موثری برای شرکتهای مختلف با هدف یافتن منابع مناسب یا عقد قرارداد خارج از حوزه قضایی شرکت برای خدمات فناوری اطلاعات است. امروزه شرکتهای مختلف بسته به نیازهای خود، از برون سپاری فناوری اطلاعات برای توسعه نرم افزارها، استخدام کارکنان ماهر، تعمیر و نگهداری ابزارها و پشتیبانی فناوری اطلاعات استفاده می‌کنند.
به این ترتیب شرکتهای برون‌سپاری بر اساس اهداف، برنامه‌ها و مقیاس شغلی شما می‌توانند کل زیرساخت فناوری اطلاعات یا گروه‌های خدمات فناوری اطلاعات جزئی را کنترل کنند یا سیستم آن را کارآمدتر بسازند.
شرکت‌ها اغلب به عنوان راهی برای کاهش هزینه‌ها، بهبود کارایی و افزایش سرعت برون سپاری می‌کنند و این صرفا یک تصمیم تجاری است. برای آنکه بتوانید آسان‌تر با مفهوم این نوع برون سپاری آشنا شوید به این مثال توجه کنید: فرض کنید شرکت شما به ایجاد آی تی نیاز دارد. این شرکت می‌تواند IT را برون سپاری کند؛ زیرا ارزان‌تر و راحت‌تر از ایجاد تیم IT شخصی است.
به این ترتیب متوجه می‌شوید که برون سپاری فناوری اطلاعات، سازمان و کسب و کار شما را به همان اندازه که می‌خواهید انعطاف پذیر می‌کند. اکنون می‌توانید دامنه فعالیت‌های خود را بدون نیاز به استخدام و اخراج کارکنان گسترش داده یا آن را کوچک‌تر کنید.
مزایای برون سپاری
1. دسترسی به خدمات سریعتر
برون سپاری به شما کمک می‌کند ایده‌های خود را بهتر و سریعتر به محصولات تبدیل کنید. علاوه بر این می‌تواند زمان تلف شده در جذب کارکنان جدید را نیز کاهش دهد.
- دستیابی به منابع و کارکنان ماهر
شما با کمک یک شرکت برون سپاری به مجموعه‌ای از منابع بسیار ماهر دسترسی پیدا می‌کنید. در نتیجه دیگر نیازی به سرمایه گذاری برای استخدام افراد یا آموزش منابع گران قیمت خود برای موفقیت کسب و کارتان ندارید.
- صرفه جویی در هزینه زیرساخت‌ها و فناوری‌ها
برون سپاری پروژهها به شما کمک می‌کند سرمایه گذاری در زیرساخت‌ها را حذف کنید؛ زیرا برون سپاری مسئولیت فرآیندهای تجاری را بر عهده می‌گیرد. به این ترتیب هزینه‌های شما کاهش می‌یابد و در فرآیندهای مفیدتر سرمایه‌گذاری می‌شود.
- تمرکز بر حوزه‌های اصلی
وقتی برون‌سپاری می‌کنید می‌توانید روی ایجاد برند خود تمرکز کرده و در حوزه‌های اصلی کسب‌وکارتان سرمایه‌گذاری کنید. زیرا زمان و هزینه شما صرف فعالیت‌های متفرقه نمی‌شود و بر مهارت اصلی متمرکز می‌شود.
- افزایش بهره وری
بسیاری از شرکتهای برون سپاری دارای تخصص سال‌ها حضور در تجارت هستند. آنها با دانش و درک گسترده خود از روند کار می‌توانند فعالیت‌های مرتبط را بهتر انجام دهند. به این ترتیب، برون سپاری می‌تواند به شرکت‌ها کمک کند روی کسب و کار اصلی خود تمرکز بیشتری داشته باشند و همزمان هزینه‌ها را نیز کنترل کنند.
چالش‌های عمده برون سپاری
با وجود اینکه برون سپاری یک مدل آزمایش شده و مفید برای عملیات سودآور تجاری است، این دلیل به تنهایی برای اجرای یک برنامه برون سپاری موفق کافی نیست. سازمان ها باید اطمینان حاصل کنند که از قبل مسائل پیش رو را در نظر می‌گیرند. برخی از چالش‌های مرتبط با برون سپاری عبارتند از:
- خطر از دست دادن مالکیت فکری
مسلما اطلاعات زیادی از فرآیند کسب و کار شما در اختیار شرکت برون سپاری قرار خواهد گرفت. ریسک موجود در این فرایند، به دلیل آسیب پذیر بودن اطلاعات حساس بالا است. (با وجود اینکه این اطلاعات برای انجام موثر وظایف ضروری توسط شرکتهای برون‌سپاری لازم است)
- انتخاب ارائه دهنده خدمات مناسب
انتخاب شرکت برون سپاری مناسب برای کسب و کار شما بستری است که کل فرآیند برون سپاری به آن بستگی دارد. اگر مرحله انتخاب ناقص باشد، به مرور زمان مسائلی چون ناامیدی از روند کار و نقض قرارداد رخ خواهد داد.
اگر پیامدهای قانونی قرارداد برون سپاری هم برای سازمان و هم برای ارائه دهنده خدمات نامشخص باشد، ابهاماتی پیرامون تصمیم درباره برون‌سپاری وجود خواهد داشت. در نتیجه بسیاری از شرکت‌ها مسائل حقوقی را نادیده می‌گیرند و با شکست برون سپاری مواجه می‌شوند.
در فرایند برون‌سپاری وجود فرهنگ‌ها و سبک‌های زندگی مختلف ممکن است منجر به شکاف در ارتباطات شود. چنان‌که در بیشتر موارد ممکن است فکر کنید آنچه را که منتقل کرده‌اید متوجه شده‌اید. اما در مرحله بعد، متوجه خواهید شد که خروجی شما با آنچه در ذهن داشتید متفاوت است.
در نتیجه می‌توان چنین گفت که برقراری ارتباط درست، کلید دستیابی به موفقیت برای هر دو طرف درگیر معامله می‌باشد.
یک سند الزامی که به خوبی پیش‌نویس شده باشد می‌تواند در ساعت‌ها زمان و سرمایه شما صرفه‌جویی کند. برای جلوگیری از اشتباهات باید دقیقا آنچه را که در ذهن دارید مستند کنید. بسیار مهم است که تاکید کنیم اگر این مسائل از قبل مورد توجه قرار نگیرد، می‌تواند تاثیرات منفی قابل توجهی بر تجارت شما داشته باشد.
رویکرد صحیح به برون سپاری
هیچ رویکرد درستی برای برون سپاری وجود ندارد. در واقع همان‌طور که شرکت‌ها با یکدیگر متفاوت هستند، استراتژی‌های برون سپاری آنها نیز متفاوت از یکدیگر است. با این حال، ما در این مقاله از دانشگاه کسب و کار برخی از بهترین روش‌های آن را لیست کرده‌ایم که با توجه به موقعیت‌های مختلف موفق درآمده است. این روش‌ها و توصیه‌ها عبارتند از:
1. شرایط را تجزیه و تحلیل کنید
وضعیت واقعی یک کار، پروژه یا یک فرآیند تجاری را تجزیه و تحلیل کنید. شما با این روش قادر خواهید بود بهترین مسیر بعدی را تعیین کنید و مطمئن شوید که برون سپاری راه حل مناسبی در آن مرحله خواهد بود.
- اوضاع را آماده کنید
با همه ذینفعان شرکت خود جلسه‌ای ترتیب دهید تا بتوانید بیشترین بهره را از پروژه برون سپاری خود ببرید. شما باید در این جلسه محتوا، مزایا، زمان‌بندی و مراحل بعدی پروژه را برجسته کرده و در مورد آن بحث کنید.
- یک ارائه دهنده خدمات را انتخاب کنید
همه‌ی گزینه‌های ارائه دهندگان خدمات خود را با یکدیگر مقایسه کنید. برای تعامل با ارائه دهندگان خدمات بالقوه، به یک نیازمندی خدمات و بیانیه کار نیاز دارید. در اسناد مورد نیاز خدمات، شما تمام الزامات را ثبت می‌کنید. با این حال در بیانیه‌های محدوده، شما تمام راه‌حل‌های مورد نیاز و مشخصات دقیق را یادداشت برداری خواهید کرد.